Get-Access for Hospitality, la risposta Duemmegi ai bisogni delle strutture ricettive di oggi

Forte di un’esperienza trentennale nella realizzazione di infrastrutture tecnologiche per la gestione di edifici e abitazioni, Duemmegi ha recentemente lanciato Get-Access, una famiglia di soluzioni per il controllo degli accessi che risponde ai bisogni di oggi.

Get-Access for Hospitality ne è la prima declinazione, un gestionale in cloud creato per il controllo da remoto delle strutture ricettive che rende più agili piccoli Bed&Breakfast così come grandi catene alberghiere. Utilizzabile dai gestori e/o dal loro personale, Get-Access for Hospitality permette di coordinare le fasi della prenotazione da parte dell’utente, i check-in e il successivo utilizzo delle strutture. Il risultato? Delle strutture recettive amministrabili da remoto, più cost-effective e ospiti autonomi nella gestione del loro soggiorno.

Agilità e cost-effetctiveness in linea con l’evoluzione delle abitudini dei consumatori.

La gestione centralizzata delle strutture è stata fino ad ora appannaggio di Hotel e grandi catene alberghiere grazie all’utilizzo di software specializzati noti anche come Property Management Systems (PMS): applicativi in grado di seguire tutte le attività collegate all’utilizzo di una camera o una struttura host, dalla prenotazione del soggiorno alle pulizie finali, agevolando così il lavoro dei gestori e del personale e migliorando la qualità del servizio offerto agli ospiti.

Grazie a Get-Access for Hospitality, oggi anche le piccole e medie strutture potranno avere accesso ad una soluzione potente e flessibile.

Unendo un’infrastruttura di controllo accessi e un gestionale PMS, Duemmegi ha di fatto creato una soluzione innovativa che permette di rendere ogni struttura ricettiva, qualunque sia la sua taglia, più agile e performante.

Rivolto al mondo dell’ospitalità e del turismo, Get-Access for Hospitality, interviene oltre che nel momento dell’accesso alla struttura, anche nelle fasi della prenotazione da parte dell’utente e della successiva gestione tecnica degli ambienti.

La piattaforma, basata su un applicativo in cloud, si suddivide in tre aree principali: gestione delle prenotazioni sincronizzata con le piattaforme di booking online più comuni; supervisione e controllo tecnico della struttura e gestione utente, quest’ultima implementata tramite una WebApp dedicata.

La gestione delle prenotazioni: il Channel Manager e il Booking Engine

Il processo di prenotazione di un soggiorno è stato notevolmente semplificato nel tempo grazie alla rapida diffusione dei numerosi portali turistici che danno visibilità ai gestori di strutture e ai proprietari di abitazioni, offrendo i servizi di una agenzia virtuale in cambio di una provvigione. I clienti hanno la possibilità di valutare le numerose offerte, differenziate per località, servizi e durata del soggiorno, immergersi negli ambienti grazie alle foto sempre più dettagliate, confrontare le proposte e prenotare con un solo clic; tali portali sono detti anche OTA (Online Travel Agencies) e si sono moltiplicati negli ultimi anni grazie anche al fenomeno degli affitti brevi che ha visto svilupparsi una nuova ricettività fatta di piccole strutture, gestori di singole unità, proprietari di casa che, in alcuni periodi dell’anno, decidono di mettere sul mercato la propria abitazione costituendo un’alternativa alle strutture tradizionali come Hotel e agriturismi.

Questa situazione, tuttavia, dal punto di vista del gestore richiede un notevole impegno e un aggravio di risorse, in quanto spesso è necessario inserire e tenere aggiornato il proprio annuncio su più di un portale, controllare le prenotazioni, allineare i prezzi che vanno poi modificati a seconda dei periodi dell’anno o in base a eventuali offerte promozionali. La piattaforma di Get-Access for Hospitality incorpora un channel manager che gestisce automaticamente le prenotazioni in arrivo tramite tutte le OTA cui il gestore si è iscritto, aggiornando la disponibilità degli alloggi per ridurre al minimo la possibilità di overbooking. E’ inoltre presente un booking engine che gestisce le prenotazioni provenienti dal sito web del gestore, in caso ve ne sia uno, e include la possibilità di inserirle manualmente, sincronizzando poi le disponibilità sui vari portali OTA.

La direzione amministrativa: offerte, piani tariffari e pagamenti

Altrettanto semplice è la gestione dei prezzi: questi vengono impostati sulla base di piani tariffari, cioè importi relativi a determinati periodi di soggiorno applicati a una struttura, o a una camera con particolari caratteristiche. Un sistema di filtri permette di associare ogni piano tariffario a una specifica struttura tracciata dal PMS e registrata ad esempio su di un particolare portale OTA, tenendo anche conto di eventuali variazioni legate al calendario. Le modifiche dei prezzi vengono infatti sempre aggiornate sui portali OTA dove il gestore ha inserito le proprie strutture. Nella omonima sezione dedicata, infine, il gestore può verificare i pagamenti effettuati online e relativi a ciascuna camera prenotata da un ospite.

Supervisione e controllo tecnico della struttura

Uno dei punti di forza di Get-Access for Hospitality consiste nell’integrazione con i sistemi di domotica Duemmegi: dispositivi e sensori che costituiscono il sistema di controllo degli impianti installati nella struttura o nel locale, vengono interfacciati in modo trasparente e bidirezionale tramite la piattaforma di Get-Access attraverso la quale il gestore, e più limitatamente l’utente, ricevono degli alert relativi a particolari situazioni, come la presenza o meno di persone in camera o l’azionamento di un allarme in bagno, e possono interagire sui dispositivi, ad esempio dando energia alla camera o togliendola, accendendo o spegnendo le luci o azionando le serrature elettriche installate nelle porte e nei varchi – non dimentichiamo che Get-Access rappresenta l’evoluzione di un sistema di controllo degli accessi.

Il menu “Edificio”, all’interno della dashboard di Get-Access for Hospitality e relativamente ad ogni singola struttura registrata nell’applicativo, comprende una sezione “Controlli” che fornisce una panoramica dei dispositivi di domotica Duemmegi collegati. Da qui il gestore può monitorare i controlli disponibili come: stato dei sensori di presenza, automatismi di apertura porte, feedback di eventuali allarmi di stanza e bagni, comandi per abilitare l’energia della camera. Il controllo della temperatura, se richiesto, avviene grazie a un’apposita maschera che mostra la temperatura misurata in tempo reale e da cui si può controllare la gestione automatica sincronizzata con le prenotazioni impostando manualmente il valore desiderato. Quest’ultimo controllo è a disposizione anche dell’ospite che, attraverso il termostato presente nella propria WebApp, può impostare la temperatura preferita per la camera.

La WebApp degli ospiti: dalla prenotazione all’ingresso in camera

Get-Access for Hospitality include una pratica WebApp riservata agli ospiti, con una parte personalizzabile con il logo e i colori della struttura ricettiva, attraverso la quale i clienti possono gestire tutte le fasi successive alla prenotazione, fino all’ingresso in camera.

Una volta confermata la prenotazione, sia in caso questa provenga da un portale OTA, dal sito della struttura oppure sia stata effettuata direttamente in modalità manuale, l’ospite riceverà dal gestore una mail di conferma contenente il riepilogo della prenotazione, un link per guidare l’ospite verso l’accesso alla WebApp, un codice univoco grazie al quale l’ospite viene riconosciuto dal sistema e un QR code per consentire l’accesso di emergenza alla struttura utilizzando la stampa cartacea della stessa email, in caso il cellulare si scarichi e l’ospite non possa utilizzarlo per l’accesso.

Il check-in

Attraverso la WebApp l’ospite potrà procedere alla fase di check-in online: utilizzando la fotocamera incorporata nello smartphone verrà scattata una foto dei documenti di identità dell’ospite che saranno quindi caricati sulla piattaforma e verificati dal gestore per abilitare l’accesso alla struttura e ai locali.

L’accesso in camera e il controllo della temperatura

A partire dalla sezione delle prenotazioni, una volta effettuato il check-in, si potrà visualizzare la pagina di accesso alla struttura e alle camere: qui si possono azionare le aperture elettriche dei varchi ed è anche presente una semplice interfaccia di controllo per il condizionatore dove impostare la temperatura che si desidera avere in camera.

Condivisione dell’accesso

Una funzionalità che sarà senz’altro apprezzata dagli ospiti riguarda la condivisione dell’accesso: l’ospite può infatti inviare agli smartphone dei suoi accompagnatori una chiave virtuale insieme alle informazioni per raggiungere ed accedere autonomamente alla struttura.

Accesso di emergenza

E’ stata inoltre predisposta una funzione per l’accesso di emergenza, da utilizzare in caso di mancanza di connessione dati con la conseguente impossibilità di utilizzare il telefono come chiave: si tratta di un apposito codice QR, visualizzabile dall’interno della pagina di dettaglio della prenotazione, che è sufficiente presentare ai lettori Qr chiamati “service point” e installati in prossimità dei varchi per poterli aprire. Attraverso i “service point”, dispositivi touch con telecamera e microfono incorporati, se richiesto, è inoltre possibile contattare il gestore o il personale i quali riceveranno la videochiamata direttamente sui loro dispositivi mobili (smartphone e/o tablet) o postazioni PC per assistere gli ospiti in caso di necessità.

Comunicazione con gli ospiti: la chat

Gli ospiti e il gestore hanno a disposizione anche una interfaccia di comunicazione testuale per entrare rapidamente in contatto tra loro: è sufficiente per l’ospite cliccare l’apposita icona visibile nel dettaglio della prenotazione per attivare la chat verso la struttura; il gestore invece potrà accedere alla chat dall’interno della dashboard di Get-Access for Hospitality.

Le pulizie finali: la WebApp per il personale

Anche le fasi finali del soggiorno sono supervisionate dall’applicativo: il gestore può infatti comunicare, tramite una WebApp ad uso del personale di servizio, che la camera o i locali sono stati liberati ed è quindi possibile procedere con le pulizie finali. Questa operazione può anche essere gestita automaticamente dal gestionale mettendo la camera in modalità “clean” poco dopo l’orario di check-out e mostrandola sulla WebApp del personale.

In un mercato che cambia velocemente, come quello dell’Hospitality, dove le innovazioni tecnologiche richiedono rapidi adeguamenti e modifica nei comportamenti e nelle abitudini, sia dei gestori, sia degli utenti, Get-Access for Hospitality si configura come un prodotto all’avanguardia e con caratteristiche particolarmente evolute, che riesce a unire gli aspetti gestionali e amministrativi dell’attività rendendoli fruibili a distanza, con la possibilità di supervisionare e controllare anche gli impianti e i dispositivi di domotica installati nelle strutture.

Per maggiori informazioni:
https://get-access.it/